Transport
O flotă care nu mai depinde de un fișier și de un om
Flota se conducea dintr-un fișier cu date de expirare pe care cineva își propunea să îl verifice săptămânal. A funcționat până în săptămâna în care omul acela a fost în concediu.
Firmă de transport și distribuție, câteva zeci de vehicule
De unde am pornit
Partea care lipsește din majoritatea studiilor de caz și singura care îți spune dacă seamănă cu situația ta.
Evidența vehiculelor stătea într-un fișier cu coloane pentru ITP, RCA, rovinietă, licențe și atestate. Cineva se uita peste el, teoretic săptămânal, practic când își amintea. Un ITP expirat descoperit într-un control costă mai mult decât aproape orice reparație, iar riscul creștea liniar cu numărul de vehicule.
În paralel, consumul se urmărea din bonurile de alimentare, comparat aproximativ cu kilometrii raportați de șoferi. Nimeni nu putea spune cât costă efectiv un kilometru pe o mașină anume, pentru că datele stăteau în trei locuri care nu se întâlneau: fișierul de flotă, bonurile și sistemul GPS.
Ce se rupea, concret
- Termenele de expirare depindeau de memoria și de prezența unei singure persoane.
- Kilometrajul raportat de șofer și cel din GPS nu se comparau niciodată.
- Reviziile se făceau la kilometraj „aproximativ", din notițe.
- Costul pe kilometru era o estimare de la sfârșit de an, nu un indicator de lucru.
Obiective
Ce trebuia să rezolve aplicația
Alerta pe termene să plece singură, către un responsabil, nu să depindă de o verificare.
Kilometrii să vină din sistemul GPS, nu din raportarea manuală.
Alimentările să fie comparate automat cu norma de consum a vehiculului.
Costul pe kilometru să se poată calcula pe mașină și pe perioadă, oricând.
Ce am construit
Aplicația, pe module
Nu o listă de funcționalități, ci ce face fiecare bucată și de ce a fost nevoie de ea.
-
01
Documente și termene
Fiecare vehicul are documentele lui cu data de expirare. Aplicația trimite alerta cu avans configurabil, către responsabilul stabilit, și o repetă până când documentul e reînnoit. Nu așteaptă ca cineva să deschidă un ecran.
Ce cuprinde
- ITP, RCA, rovinietă, licențe, atestate, asigurări marfă
- Alertă cu avans configurabil, repetată până la rezolvare
- Panou cu tot ce expiră în următoarele treizeci de zile
-
02
Curse și integrare GPS
Cursele se înregistrează cu tur-retur, cu kilometri și timpi. Kilometrajul vine din sistemul GPS pe care firma îl folosea deja, printr-o integrare — nu am înlocuit sistemul acela, l-am folosit ca sursă. Reviziile se programează la kilometraj real și se anunță singure.
Ce cuprinde
- Curse cu kilometri și timpi preluați automat
- Revizii la kilometraj real, cu anunț înainte de termen
- Istoricul intervențiilor pe fiecare vehicul
-
03
Consum și cost pe kilometru
Șoferul raportează alimentarea din telefon, cu bonul fotografiat. Aplicația compară consumul rezultat cu norma vehiculului și semnalează abaterile. Din alimentări, revizii, documente și amortizare rezultă costul total pe kilometru, pe mașină și pe perioadă.
Ce cuprinde
- Alimentare raportată din telefon, cu document atașat
- Comparație automată cu norma de consum a vehiculului
- Cost total pe kilometru, pe vehicul și pe perioadă
Decizii
Ce am ales și de ce
Alegerile care au schimbat proiectul: unde am mers pe varianta mai simplă, unde am insistat pe una mai scumpă și ce s-ar fi întâmplat altfel.
Nu am înlocuit sistemul GPS, ne-am legat de el
Firma avea deja un sistem GPS funcțional, plătit. Cererea inițială cuprindea urmărirea în aplicația nouă. Am propus integrarea în locul înlocuirii: aceleași date, fără un al doilea abonament și fără riscul de a construi mai prost ceva ce funcționa deja. A scurtat proiectul cu câteva săptămâni și a scos din perimetru partea cu cel mai mare risc.
Alerta pleacă la om, nu așteaptă în aplicație
Un panou cu termene apropiate există, dar nu e mecanismul principal. Problema inițială era exact că panoul — fișierul — trebuia deschis de cineva. O alertă care pleacă singură, se repetă și se stinge doar la rezolvare e singura formă care rezistă la concedii, la zile aglomerate și la schimbarea persoanei responsabile.
Am livrat în două etape, cu documentele prima
Partea de costuri era cea mai interesantă pentru conducere, dar cea mai riscantă era cea a documentelor expirate. Am livrat întâi modulul de documente și alerte, în câteva săptămâni, și abia apoi cursele și costurile. Riscul cel mai mare a fost eliminat înainte ca proiectul să fie pe jumătate.
Cum arată munca acum
Fără procente și fără ore economisite — doar ce se vede deschizând aplicația.
Termenele nu mai depind de o verificare săptămânală, iar kilometrii vin dintr-o sursă pe care nu o completează nimeni manual. Costul pe kilometru se poate deschide oricând, nu se estimează la final de an.
- Alerta pe un document care expiră pleacă singură și se repetă până la rezolvare.
- Kilometrajul vine din sistemul GPS, nu din raportarea șoferului.
- Un consum peste normă e semnalat la alimentare, nu descoperit la analiza lunară.
- Costul pe kilometru se calculează pe vehicul și pe perioadă, din date existente.
Ce am învățat
Inclusiv ce am greșit
Ordinea livrării contează mai mult decât conținutul ei. Modulul mai puțin spectaculos, livrat primul, a scos din firmă riscul care costa cel mai mult.
Un sistem care funcționează și e plătit nu trebuie înlocuit doar pentru că e al altcuiva. Cea mai bună parte a proiectului acestuia e o integrare, nu o dezvoltare.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă lumea despre proiectul ăsta
Dacă întrebarea ta nu e aici, scrie-ne — răspundem la fel de direct.
Pune-ne o întrebareSe leagă de sistemul GPS pe care îl folosim deja?
De obicei da, dacă furnizorul expune o interfață de integrare — majoritatea o fac. Verificăm concret la analiză. Recomandarea noastră e integrarea, nu înlocuirea: plătești deja pentru date bune, nu are sens să construiești a doua oară aceeași urmărire.
De la câte vehicule merită o aplicație?
Sub zece vehicule, un fișier ținut disciplinat poate fi suficient și îți spunem asta. Peste, riscul crește mai repede decât atenția: nu numărul de mașini e problema, ci numărul de termene pe care un singur om trebuie să le țină minte.
Șoferii trebuie să învețe să folosească ceva complicat?
Șoferul are un singur ecran: alimentare, sumă, kilometraj, poza bonului. Restul aplicației nu îl privește. Dacă ecranul șoferului nu se completează sub un minut, nu se completează deloc — asta a fost regula la proiectare.
Ce am folosit din ce facem
Proiectul de mai sus a fost o singură dată. Paginile astea spun ce livrăm în general, pentru cine are sens și în cât timp.
Integrări API
Legăm sistemele care acum sunt legate prin copy-paste: furnizori, curieri, facturare, ERP, marketplace-uri.
Detalii → 1-4 săptămâni SoluțieGestiune flotă
Toate mașinile, documentele și costurile lor într-un singur loc, cu alerte înainte să expire ceva.
Detalii → 5-10 săptămâniAlte proiecte
Vezi toate studiile →Concediile, scoase din Excel și din inbox
Evidența concediilor stătea într-un fișier ținut de o singură persoană, iar aprobările circulau pe mail. Funcționa, până când doi șefi aprobau în paralel aceeași zi.
Citește →Avizul de plată pe care proprietarul îl înțelege singur
Administratorul petrecea mai mult timp explicând calculul decât făcându-l. Aplicația nu a scurtat calculul — a făcut ca explicația să nu mai fie nevoie.
Citește →Bonul fotografiat pe loc, decontul închis fără teanc
Bonurile se strângeau în portofel și ajungeau la contabilitate o dată pe lună, îndoite și fără context. Jumătate din timpul de decontare se ducea pe reconstituit cine, unde și de ce a cheltuit.
Citește →Recunoști ceva din situația de mai sus?
Spune-ne cum lucrezi acum și unde se blochează. Prima discuție e despre tine, nu despre ce am făcut la altcineva.