Resurse umane
Concediile, scoase din Excel și din inbox
Evidența concediilor stătea într-un fișier ținut de o singură persoană, iar aprobările circulau pe mail. Funcționa, până când doi șefi aprobau în paralel aceeași zi.
Firmă cu peste 50 de angajați, trei locații
De unde am pornit
Partea care lipsește din majoritatea studiilor de caz și singura care îți spune dacă seamănă cu situația ta.
Cererea de concediu se depunea pe hârtie sau pe mail, cu formularea fiecăruia. Șeful de departament răspundea „ok" și mailul rămânea în inbox ca dovadă. La HR, o singură persoană ținea un fișier cu soldul de zile al fiecărui angajat și îl actualiza pe măsură ce afla despre aprobări.
Sistemul ținea cât timp fiecare cerere trecea prin aceeași persoană. Când firma a ajuns la trei locații și la mai mulți aprobatori, au început să apară situațiile pe care nimeni nu le putea reconstitui: două aprobări în paralel pe aceeași zi, un concediu luat și neînregistrat, un sold pe care angajatul îl contesta și nimeni nu-l putea demonstra.
Ce se rupea, concret
- Soldul de zile exista într-un singur loc, actualizat manual, fără istoric al modificărilor.
- Aprobarea era un mail — nu se putea căuta, nu se putea raporta și dispărea odată cu omul care pleca din firmă.
- Suprapunerile într-o echipă se descopereau în ziua în care lipseau amândoi.
- La final de an, reconstituirea zilelor luate lua câteva zile de muncă și tot rămâneau diferențe.
Obiective
Ce trebuia să rezolve aplicația
Soldul de zile să se calculeze singur, din cererile aprobate, nu din memoria cuiva.
Fiecare decizie de aprobare să rămână scrisă, cu autor și moment.
Suprapunerile din aceeași echipă să se vadă înainte de aprobare, nu după.
Datele să iasă în forma cerută de pontaj și de contabilitate, fără recopiere.
Ce am construit
Aplicația, pe module
Nu o listă de funcționalități, ci ce face fiecare bucată și de ce a fost nevoie de ea.
-
01
Cererea și soldul
Angajatul depune cererea din aplicație și vede pe loc câte zile îi rămân, pe fiecare tip: odihnă, medical, fără plată, evenimente speciale. Soldul nu e un câmp completat de cineva, e rezultatul cererilor aprobate până în acel moment.
Ce cuprinde
- Tipuri de concediu cu reguli proprii de scădere din sold
- Zile libere legale și weekenduri excluse automat din calcul
- Istoricul cererilor proprii, vizibil pentru angajat
-
02
Aprobarea pe mai multe niveluri
Cererea urcă pe lanțul de aprobare configurat pentru departamentul respectiv. Fiecare pas rămâne în istoric cu cine a decis, când și ce a scris. Aprobatorul vede, în aceeași pagină, cine altcineva din echipă e plecat în intervalul cerut.
Ce cuprinde
- Lanț de aprobare configurabil pe departament
- Delegare pe perioada în care aprobatorul e el însuși plecat
- Avertisment de suprapunere înainte de confirmare
-
03
Calendarul de echipă și exporturile
Un calendar pe echipă, în care se văd toate absențele aprobate și cele în curs de aprobare, cu stări diferite. Din el se generează exporturile pentru pontaj și pentru contabilitate, în formatul pe care îl aștepta deja programul de salarizare.
Ce cuprinde
- Vedere pe lună și pe echipă, cu absențele în curs marcate separat
- Export pentru pontaj, pe perioadă și pe departament
- Raport de sold pentru închiderea de an
Decizii
Ce am ales și de ce
Alegerile care au schimbat proiectul: unde am mers pe varianta mai simplă, unde am insistat pe una mai scumpă și ce s-ar fi întâmplat altfel.
Nu am integrat cu programul de salarizare în prima versiune
Integrarea directă era cerută de la început. Am amânat-o deliberat pentru versiunea a doua și am livrat un export în formatul așteptat. Motivul: integrarea depindea de un furnizor extern și de calendarul lui, iar aplicația ar fi stat nefolosită luni de zile așteptând-o. Exportul a rezolvat nouăzeci la sută din nevoie în prima săptămână.
Soldul se recalculează, nu se stochează
Ar fi fost mai simplu să ținem un număr și să îl scădem la fiecare aprobare. Am ales să îl recalculăm din cererile aprobate de fiecare dată. Costă puțin mai mult la afișare, dar înseamnă că un sold greșit nu poate exista: dacă cifra pare greșită, se vede exact din ce cereri e compusă.
Aprobatorul vede echipa, nu doar cererea
Prima versiune a ecranului de aprobare arăta doar cererea. La testarea cu utilizatori reali, primul lucru pe care l-au făcut toți aprobatorii a fost să deschidă un al doilea tab cu calendarul. Am mutat calendarul în aceeași pagină. E o schimbare mică, dar e diferența dintre o aplicație folosită și una ocolită.
Cum arată munca acum
Fără procente și fără ore economisite — doar ce se vede deschizând aplicația.
Cererea, aprobarea și soldul trăiesc în același loc, iar fiecare decizie are un autor și un moment. Nimeni nu mai caută prin inbox după dovada că un concediu a fost aprobat.
- Angajatul își vede soldul fără să întrebe pe cineva de la HR.
- Aprobatorul vede suprapunerile înainte să apese, nu după.
- Închiderea de an se face din raport, nu din reconstituire.
- Un aprobator plecat nu mai blochează cererile: delegarea e parte din flux.
Ce am învățat
Inclusiv ce am greșit
Cea mai valoroasă oră din proiect a fost cea în care am stat lângă un șef de departament care aproba cereri. Nimic din ce am aflat acolo nu apăruse în discuțiile cu conducerea.
Un export bine făcut cumpără luni de răbdare într-o integrare complicată. Ordinea „întâi export, apoi integrare" ar fi trebuit să fie propunerea noastră din prima, nu compromisul de la mijloc.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă lumea despre proiectul ăsta
Dacă întrebarea ta nu e aici, scrie-ne — răspundem la fel de direct.
Pune-ne o întrebareSe poate lega de programul de salarizare pe care îl folosim?
De obicei da, dar depinde de ce interfață expune programul. Verificăm asta în etapa de analiză, înainte să promitem ceva. Dacă integrarea directă nu e posibilă sau întârzie, exportul în formatul așteptat rezolvă aceeași nevoie și se livrează în câteva zile.
Funcționează pentru o firmă cu mai multe puncte de lucru?
Da — proiectul acesta a pornit exact de la problema mai multor locații cu aprobatori diferiți. Lanțul de aprobare se configurează pe departament, iar calendarul se poate filtra pe locație.
Cât durează o aplicație de tipul ăsta?
Aici, șapte săptămâni până la versiunea folosită efectiv de toată firma, plus încă o etapă pentru integrări și rapoarte. Termenul depinde mai mult de câte reguli proprii are firma decât de numărul de angajați.
Ce am folosit din ce facem
Proiectul de mai sus a fost o singură dată. Paginile astea spun ce livrăm în general, pentru cine are sens și în cât timp.
ERP și gestiune internă
Aplicații interne care adună într-un singur loc operațiunile ținute acum în zeci de fișiere Excel.
Detalii → 8-16 săptămâni ServiciuAutomatizări
Mutăm în cod munca repetitivă pe care o face acum cineva în fiecare dimineață, manual.
Detalii → 1-5 săptămâni ServiciuAplicații Symfony
Aplicații web construite pe Symfony, pentru procese pe care un CMS sau o soluție de raft nu le acoperă.
Detalii → 4-10 săptămâniAlte proiecte
Vezi toate studiile →Avizul de plată pe care proprietarul îl înțelege singur
Administratorul petrecea mai mult timp explicând calculul decât făcându-l. Aplicația nu a scurtat calculul — a făcut ca explicația să nu mai fie nevoie.
Citește →Bonul fotografiat pe loc, decontul închis fără teanc
Bonurile se strângeau în portofel și ajungeau la contabilitate o dată pe lună, îndoite și fără context. Jumătate din timpul de decontare se ducea pe reconstituit cine, unde și de ce a cheltuit.
Citește →Un CRM în care oamenii de vânzări chiar intră
Firma avea deja un CRM de abonament. Problema nu era că lipsea o unealtă, ci că nimeni nu o completa — pentru că nu îi dădea nimic celui care introducea datele.
Citește →Recunoști ceva din situația de mai sus?
Spune-ne cum lucrezi acum și unde se blochează. Prima discuție e despre tine, nu despre ce am făcut la altcineva.