Semnul că ai depășit faza fișierelor
Excel e un instrument excelent și multe firme merg cu el mai departe decât cred consultanții. Problema nu apare din cauza programului, ci a numărului de copii.
Momentul de cotitură se recunoaște ușor: nimeni nu mai știe care fișier e cel bun, două persoane modifică simultan aceeași linie, iar un raport pentru conducere cere o jumătate de zi de potrivit coloane.
- Aceeași informație există în trei locuri, cu trei valori diferite
- Cineva ține minte reguli care nu sunt scrise nicăieri
- Plecarea unui om în concediu blochează un proces întreg
- Nu poți da acces cuiva la o parte din date fără să îi dai tot fișierul
Ce cuprinde de obicei un astfel de sistem
Nu construim un ERP complet de la prima versiune. Începem cu zona care doare cel mai tare și extindem după ce oamenii îl folosesc deja zilnic.
- Nomenclator de produse, parteneri și prețuri, cu o singură sursă de adevăr
- Stocuri pe gestiuni, cu intrări, ieșiri, transferuri și inventar
- Comenzi de la clienți și către furnizori, cu starea fiecăreia
- Fluxuri de aprobare pe valoare, pe departament sau pe tip de document
- Urmărirea producției sau a execuției, în etapele tale reale
- Rapoarte care se generează singure, nu se compun manual
Cum trecem de la Excel fără să oprim firma
Nicio firmă nu poate sta o lună pe loc cât se pune la punct un sistem nou. De aceea migrarea se face pe bucăți: importăm datele existente, ținem o perioadă ambele variante în paralel pentru zona nouă și trecem complet abia când oamenii au încredere în cifre.
Fișierele vechi rămân accesibile ca arhivă. Nu se șterge nimic până nu confirmi că sistemul dă aceleași rezultate.