Munca invizibilă care consumă cel mai mult
În aproape orice firmă există câteva operațiuni pe care le face un om, în fiecare zi, exact la fel: descarcă un fișier, îl potrivește cu altul, trimite un mail, actualizează un tabel, generează un document.
Fiecare durează doar câteva minute, motiv pentru care nu ajunge niciodată pe lista de priorități. Adunate pe un an, ajung de regulă la echivalentul unui post întreg — cu diferența că un om obosit greșește, iar o rutină automată nu.
- Rapoarte compuse manual din mai multe surse
- Date copiate dintr-un program în altul
- Mailuri de confirmare, memento sau raportare trimise pe rând
- Documente generate prin completarea unui șablon
- Verificări repetitive făcute din obișnuință, nu din necesitate
Cum alegem ce automatizăm
Nu tot ce se poate automatiza merită automatizat. Ne uităm la trei lucruri: cât de des se repetă, cât costă o greșeală și cât de stabile sunt regulile.
O operațiune zilnică, cu reguli clare și cu impact direct asupra clientului, se amortizează în câteva săptămâni. Una lunară, cu excepții la fiecare rulare, de multe ori nu merită și îți spunem asta din prima discuție.
Automatizare cu martor, nu cutie neagră
Cel mai mare risc al automatizării nu e să nu funcționeze, ci să funcționeze greșit fără ca cineva să observe.
De aceea fiecare rutină pe care o construim ține jurnal, raportează ce a făcut și anunță când ceva iese din tipar. Omul nu mai execută operațiunea, dar rămâne cu vizibilitate asupra ei.